Wie komt er op de website van een syndicus
Een vastgoedkantoor bouwt zijn website voor kopers en verkopers. Bij een syndicus ligt dat anders. Kijk naar wie u vandaag belt en mailt, en u kent uw bezoekers:
- Mede-eigenaars en bewoners met een praktische vraag over hun gebouw.
- Huurders die niet weten of ze bij u of bij hun verhuurder moeten zijn.
- Notarissen en makelaars die inlichtingen vragen bij een verkoop.
- Leveranciers en herstellers die een contactpersoon of facturatiegegevens zoeken.
- Verenigingen van mede-eigenaars die een nieuwe syndicus zoeken en een offerte willen.
Alleen de laatste groep komt voor uw verkoopverhaal. De vier andere komen voor een antwoord. Een website die alleen het kantoor voorstelt, stuurt hen door naar de telefoon.
Wat er op een syndicus website hoort te staan
Voor elk gebouw: de praktische basis
Geef elk gebouw een duidelijke plek, of minstens één pagina waar de bewoner zijn gebouw kiest. Wat daar hoort:
- de naam van de beheerder en hoe hij bereikbaar is;
- het noodnummer of de wachtdienst die voor het gebouw geldt, met de vermelding dat men bij gevaar 112 belt;
- de datum en de plaats van de volgende algemene vergadering, zodra ze vastligt;
- hoe een bewoner schade of een defect meldt, en wat u daarvoor nodig heeft;
- de afspraken van het gebouw die iedereen mag kennen: verhuizen, badges en sleutels, naamplaatjes, afval.
Voor wie een syndicus zoekt
Een VME die van syndicus wil veranderen, vergelijkt enkele kantoren. Zij zoekt geen slogan. Zij wil weten welke gebouwen u beheert (soort en grootte, geen adressen), in welke regio u werkt, hoe u bereikbaar bent, hoe u rapporteert en hoe een offerte aangevraagd wordt. Vermeld uw BIV-nummer: wie een syndicus zoekt, controleert dat.
Voor notarissen en makelaars
De vraag naar inlichtingen bij een verkoop komt elke week terug. Eén duidelijke alinea volstaat: naar welk adres de aanvraag gaat, wat erin moet staan en welke termijn u hanteert. Dat spaart aan beide kanten een telefoon.
Wat er niet op de openbare website hoort
Een openbare website is van iedereen leesbaar. Individuele afrekeningen, namen van eigenaars, betalingsachterstanden, verslagen met persoonsgegevens en toegangscodes horen er niet op. Die zitten achter de login van uw eigenaarsportaal. Zet op de website wel een duidelijke link naar dat portaal, met één zin uitleg voor wie zijn login kwijt is. Alleen al die zin vangt veel telefoons op.
Wat u over de wet op de mede-eigendom schrijft, houdt u best algemeen, met een verwijzing naar de FOD Justitie. Een website geeft geen juridisch advies in een concreet dossier.
Waarom de informatie er staat en de telefoon toch rinkelt
Veel kantoren hebben dit allemaal al ergens staan. De telefoon rinkelt toch. Dat komt zelden door de inhoud. Het komt door de vorm: de bewoner moet weten onder welk menu zijn antwoord zit, en hij zoekt op zijn telefoon, ’s avonds, tussen twee andere dingen. Wie na twintig seconden niets vindt, belt de volgende ochtend.
Daar doet een digitale assistent op de website zijn werk. De bewoner typt zijn vraag in gewone woorden, kiest zijn gebouw en krijgt het antwoord uit uw eigen documenten. Een schademelding noteert de assistent met gebouw, omschrijving, naam en nummer, en ze komt in de mailbox van de juiste beheerder. Wat hij niet weet, geeft hij door. Hij meldt zich in zijn eerste bericht als AI-assistent en geeft nooit gegevens van een andere eigenaar.
Voorbeeld: een huurder op zaterdagavond
Voorbeeld met fictieve gegevens.
De huurder is geholpen, de beheerder vindt maandag een volledige melding, en niemand heeft gebeld.
Een nieuwe website, of een assistent op de huidige
Is uw website in orde, dan is er niets te verbouwen. Uw webbouwer plaatst één regel code en de assistent staat erop. Wij bouwen en beheren hem: kennisbank per gebouw, bijgewerkt na elke algemene vergadering, met een maandrapport. Dat kost € 199 per maand, exclusief btw, zonder opstartkost, en hij staat live binnen tien dagen na het intakegesprek.
Is uw website verouderd, of heeft uw kantoor er nog geen, dan bouwen wij ze mee, met per gebouw een duidelijke plek voor contact, meldingen en praktische informatie. Een website is maatwerk en krijgt een offerte met een vaste prijs vooraf. Vraag een voorstel voor uw website.