Dit is algemene uitleg bij de wet, geen juridisch advies. Voor uw gebouw gelden daarnaast de basisakte, de statuten en het reglement van interne orde. Laat uw concrete situatie beoordelen door uw syndicus, notaris of advocaat.
De wettelijke opdracht van de syndicus
Artikel 3.89, §5 BW somt zestien opdrachten op die de syndicus hoe dan ook heeft, los van wat het reglement van interne orde bepaalt. De eerste vier vormen de kern:
- de beslissingen van de algemene vergadering uitvoeren en laten uitvoeren;
- alle bewarende maatregelen treffen en daden van voorlopig beheer stellen;
- het vermogen van de vereniging beheren overeenkomstig artikel 3.86, §3;
- de vereniging vertegenwoordigen, zowel in rechte als voor het beheer van de gemeenschappelijke zaken.
Daarnaast moet de syndicus een aansprakelijkheidsverzekering aangaan en het bewijs daarvan leveren (art. 3.89, §5, 8°). Bij een mandaat om niet betaalt de vereniging die premie. Hij is als enige aansprakelijk voor zijn beheer en kan zijn bevoegdheid alleen overdragen met toestemming van de algemene vergadering, voor beperkte duur of welomschreven doeleinden (art. 3.89, §6). Binnen dezelfde vereniging mag hij geen lid zijn van de raad van mede-eigendom en geen commissaris van de rekeningen (art. 3.89, §9).
Dagelijks beheer van de gemeenschappelijke delen
Het dagelijks beheer volgt uit artikel 3.89, §5, 2° BW: de syndicus treft alle bewarende maatregelen en stelt alle daden van voorlopig beheer. Daaronder vallen instandhouding en bescherming van het gebouw, zoals kleine herstellingen, onderhoud en het schoonmaken van de gemeenschappelijke ruimten en uitrusting, zo vat notaris.be het samen.
Grotere werken aan de gemeenschappelijke delen liggen bij de algemene vergadering, die daarover met twee derde van de stemmen beslist. Wettelijk opgelegde werken, werken tot behoud van het goed en daden van voorlopig beheer kunnen wel bij volstrekte meerderheid (art. 3.88, §1, 1°, b). Boven het door de vergadering bepaalde bedrag moet de syndicus meerdere kostenramingen voorleggen op grond van een vooraf opgemaakt bestek (art. 3.89, §5, 11°). Hij houdt ook het postinterventiedossier bij (art. 3.89, §5, 10°) en legt jaarlijks een evaluatierapport voor over contracten met geregelde leveringen (art. 3.89, §5, 12°).
De algemene vergadering voorbereiden en uitvoeren
De syndicus houdt een algemene vergadering tijdens de periode die het reglement van interne orde vastlegt, en telkens als er dringend een beslissing nodig is (art. 3.87, §2 BW). Het reglement bepaalt daarvoor een jaarlijkse periode van vijftien dagen (art. 3.85, §3, 3°).
Mede-eigenaars die samen minstens een vijfde van de aandelen bezitten, kunnen bij aangetekende zending om een vergadering verzoeken; de syndicus verstuurt de bijeenroeping dan binnen dertig dagen na ontvangst. Geeft hij daar geen gevolg aan, dan mag een van de ondertekenaars zelf bijeenroepen.
De oproeping vermeldt plaats, dag, uur en agenda, gebeurt bij aangetekende zending tenzij anders afgesproken, en wordt behalve in spoedeisende gevallen minstens vijftien dagen vooraf verstuurd (art. 3.87, §3). Voorstellen van mede-eigenaars agendeert hij ten minste drie weken vóór de eerste dag van die periode. Na afloop stelt hij de notulen op en neemt ze binnen dertig dagen op in het register. Hoe de vergadering zelf verloopt, leest u op de pagina over de algemene vergadering van mede-eigenaars.
Boekhouding, begroting en het reservekapitaal
Het vermogen van de vereniging bestaat minstens uit een werkkapitaal en een reservekapitaal (art. 3.86, §3 BW). Het werkkapitaal dekt periodieke uitgaven zoals verwarming, verlichting van de gemeenschappelijke delen en beheerskosten. Het reservekapitaal is bestemd voor niet-periodieke uitgaven, zoals een nieuwe lift of een nieuwe dakbedekking.
Uiterlijk vijf jaar na de voorlopige oplevering van de gemeenschappelijke delen moet de vereniging een reservekapitaal aanleggen. De jaarlijkse bijdrage bedraagt minstens vijf procent van het totaal van de gewone gemeenschappelijke lasten van het voorgaande boekjaar. Met vier vijfde van de stemmen kan de vergadering beslissen dat niet te doen. Werkkapitaal en reservekapitaal staan verplicht op afzonderlijke rekeningen, op naam van de vereniging.
De syndicus voert de boekhouding duidelijk, nauwkeurig en gedetailleerd, volgens het genormaliseerd rekeningenstelsel. Mede-eigendommen met minder dan twintig kavels, kelders, garages en parkeerplaatsen niet meegeteld, mogen vereenvoudigd boekhouden (art. 3.89, §5, 15°). Hij bereidt ook de begrotingsramingen voor gewone en buitengewone uitgaven voor en legt ze jaarlijks ter stemming voor. De algemene vergadering wijst jaarlijks een commissaris van de rekeningen aan (art. 3.91).
Communicatie met bewoners en dringende herstellingen
De syndicus moet mede-eigenaars inzage geven in alle niet-private documenten en gegevens over de mede-eigendom, op de wijze die het reglement van interne orde of de algemene vergadering bepaalt (art. 3.89, §5, 9°). Hij houdt de lijst bij van wie mag deelnemen aan de beraadslagingen, en bezorgt mede-eigenaars op hun eerste verzoek naam, adres, aandelen en kavelreferenties van de anderen.
Bewoners zonder stemrecht, zoals huurders, krijgen de datum van de vergadering mee zodat zij schriftelijk vragen of opmerkingen over de gemeenschappelijke delen kunnen formuleren; die mededeling hangt zichtbaar uit in de gemeenschappelijke delen (art. 3.89, §5, 6°).
Voor dringende zaken werkt de syndicus binnen artikel 3.89, §5, 2°: bewarende maatregelen en daden van voorlopig beheer mag hij zelf nemen, zonder de vergadering af te wachten. Bij verkoop van een kavel bezorgt hij de gevraagde inlichtingen binnen vijftien dagen (art. 3.94, §1) en de schuldenlijst binnen dertig dagen na het verzoek van de notaris. Wat een bewoner best meldt en hoe u die meldingen volledig binnenkrijgt, staat op de pagina schade melden aan de syndicus.
Wat de syndicus niet alleen mag beslissen
De syndicus voert uit, de algemene vergadering beslist. Werken aan de gemeenschappelijke delen vragen twee derde van de stemmen; wijzigingen van de lastenverdeling, van de bestemming of daden van beschikking vragen vier vijfde (art. 3.88, §1). Een wijziging van de verdeling van de aandelen vraagt eenparigheid (art. 3.88, §3).
Zijn bevoegdheid kan hij niet overdragen zonder toestemming van de vergadering, en dan nog alleen voor beperkte duur of welomschreven doeleinden. Voor overeenkomsten tussen de vereniging en hemzelf, zijn aangestelden of zijn familie tot en met de derde graad moet hij vooraf toestemming vragen (art. 3.89, §5, 13°). Prestaties die niet in zijn schriftelijke overeenkomst staan, geven geen recht op vergoeding tenzij de vergadering anders beslist (art. 3.89, §1). Op een algemene vergadering mag hij niet optreden als lasthebber van een mede-eigenaar (art. 3.87, §7). Wat dat betekent voor de factuur van uw kantoor, leest u bij wat een syndicus kost.
Waar een assistent op uw website werk overneemt
Van die zestien wettelijke opdrachten is er geen enkele die een chatbot overneemt. Wat wel kan, is alles wat er rond zit: de vragen die bewoners stellen over de vergadering, de kosten, het reglement of een defect. Een digitale assistent op de website van uw kantoor kent uw gebouwen, antwoordt op elk uur, vraagt door tot een melding volledig is en stuurt ze naar de beheerder van dat gebouw.
Hij geeft geen juridisch advies, doet geen uitspraken over aansprakelijkheid en geeft nooit gegevens van een andere bewoner. Hij meldt zich in het eerste bericht als AI-assistent, en wat hij niet weet, geeft hij door aan uw team.
Wij bouwen en beheren de assistent voor u, met een kennisbank per gebouw. Live binnen tien dagen na het intakegesprek, zonder opstartkost, voor € 199 per maand, exclusief btw. Wij werken enkel in Vlaanderen. Alles daarover leest u op AI voor de syndicus en bij de prijzen.