Eerlijk vooraf: Boga Automation verkoopt geen beheersoftware. Wij bouwen en beheren de digitale assistent op de website van een syndicuskantoor. Wij noemen op deze pagina geen merken en wij krijgen van geen enkele leverancier een vergoeding.
De vijf soorten syndicus software
Onder de naam syndicus software worden vijf verschillende dingen verkocht. Ze lossen elk een ander probleem op. Wie ze door elkaar haalt, koopt een tweede boekhoudpakket terwijl het probleem aan de telefoon zit.
| Soort | Wat het doet | Wie ermee werkt |
|---|---|---|
| 1. Beheerpakket | Boekhouding per VME, afrekeningen, leveranciers, documenten, oproepingen en verslagen van de algemene vergadering | Beheerders en boekhouders van het kantoor |
| 2. Eigenaarsportaal | Mede-eigenaars loggen in en vinden hun afrekening, documenten en soms een meldformulier | Mede-eigenaars die een login hebben en hem gebruiken |
| 3. Schade- en ticketbeheer | Meldingen opvolgen, herstellers aansturen, dossiers met de verzekeraar bijhouden | Beheerders, herstellers, soms de makelaar van de polis |
| 4. AI voor de binnendienst | Mails sorteren en beantwoorden, facturen inlezen, documenten van een gebouw doorzoeken | Het team van het kantoor, binnen de eigen systemen |
| 5. Assistent op de openbare website | Beantwoordt de vragen van wie op uw website komt, per gebouw, en noteert meldingen voor de juiste beheerder | Iedereen, zonder login: bewoners, huurders, leveranciers, VME’s die een syndicus zoeken |
De eerste vier soorten werken achter een login of binnen uw kantoor. De vijfde staat aan de voordeur. Dat verschil bepaalt de rest van deze pagina.
Waar u op let bij een beheerpakket
Het beheerpakket is de ruggengraat van uw kantoor. U kiest het voor jaren, want een overstap kost maanden. Vijf vragen die in elk gesprek met een leverancier thuishoren:
- Boekhouding per VME. Klopt de boekhouding met de wettelijke regels voor mede-eigendom, en kan uw rekeningcommissaris er vlot in nakijken?
- Algemene vergadering. Maakt het pakket oproepingen, aanwezigheidslijsten, stemmingen en verslagen, ook voor een vergadering op afstand?
- Uw gegevens. Krijgt u bij een overstap alles mee, in een bruikbaar formaat? Laat dat in het contract zetten.
- Prijs per kavel of per gebouw. Reken uit wat het pakket kost als uw portefeuille groeit.
- Koppelingen. Met uw bank, met e-facturatie en met het schadebeheer dat u al gebruikt.
Zoekt u gratis syndicus software of een pakket voor de boekhouding van één gebouw? Dat aanbod bestaat, vooral voor vrijwillige syndici. Voor een professioneel kantoor met tientallen gebouwen is het zelden voldoende. Vergelijk altijd op de vijf vragen hierboven, niet op de prijs alleen.
Het portaal helpt alleen wie inlogt
Een eigenaarsportaal is nuttig. De afrekening staat erin, het verslag van de algemene vergadering ook. Toch belt de mede-eigenaar. Daar zijn drie gewone redenen voor.
- Hij is zijn login kwijt, of hij heeft hem nooit gebruikt.
- Hij is geen eigenaar. Huurders, nieuwe kopers, leveranciers en buren hebben geen toegang, maar wel een vraag.
- Hij zoekt een antwoord, geen document. "Wanneer is de vergadering?" is een vraag van tien seconden. Een map met pdf’s openen is dat niet.
Het portaal is dus geen antwoord op de volle telefoonlijn. Het helpt de eigenaar die al weet waar hij moet zijn. Alle anderen komen op uw openbare website terecht, en vinden daar vandaag een telefoonnummer en een contactformulier.
AI voor de syndicus: binnen het kantoor of aan de voordeur
AI voor syndici bestaat vandaag in twee vormen. De eerste werkt binnen het kantoor: software die mails voorbereidt, facturen inleest of de documenten van een gebouw doorzoekt voor de beheerder of voor een ingelogde eigenaar. Die vorm spaart tijd in de binnendienst.
De tweede vorm staat aan de voordeur: een digitale assistent op de openbare website van uw kantoor. Hij beantwoordt de vragen die geen beheerder nodig hebben, per gebouw en uit uw eigen documenten. Schade noteert hij met gebouw, omschrijving, naam en nummer, en de melding komt in de mailbox van de juiste beheerder. Wat hij niet weet, geeft hij door. Hij meldt zich in zijn eerste bericht als AI-assistent.
De twee vormen bijten elkaar niet. De ene maakt uw team sneller, de andere zorgt dat een deel van de vragen uw team niet meer bereikt. Meer over de tweede vorm leest u op AI voor de syndicus.
Wat een assistent op de website niet is
Hij vervangt uw beheerpakket niet en ook uw portaal niet. Hij kijkt niet in individuele afrekeningen, want hij staat op een openbare website. In zijn kennisbank komt alleen wat elke bewoner mag weten: data, contactgegevens, afspraken van het gebouw, de weg naar het juiste formulier. Hij geeft geen juridisch advies en doet geen uitspraken over aansprakelijkheid of kosten. Hij is geen wachtdienst: bij gevaar verwijst hij naar 112 en naar het noodnummer dat u opgeeft.
Er is geen koppeling met uw software nodig. Uw webbouwer plaatst één regel code, en meldingen komen per mail binnen. Daardoor maakt het niet uit welk beheerpakket u vandaag gebruikt, of naar welk u volgend jaar overstapt.
Wat het kost en wie het werk doet
Wij bouwen de kennisbank per gebouw op en houden ze bij, na elke algemene vergadering en elke afrekening. U krijgt elke maand een rapport met de vragen die gesteld zijn en de vragen waarop het antwoord nog ontbrak. De prijs is € 199 per maand, exclusief btw, zonder opstartkost. De assistent staat binnen tien dagen na het intakegesprek op uw website. Het volledige overzicht staat op de pagina prijzen.