1. Wie wij zijn en reikwijdte van dit beleid
Boga Automation, met zetel te Kernenergiestraat 19 bus C11, 2610 Wilrijk (Antwerpen) en ondernemingsnummer BE 1038.180.112, is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website en in het kader van haar eigen commerciële werking worden verwerkt. Dit beleid is van toepassing op bezoekers van deze website, prospects, klanten en hun contactpersonen, en leveranciers. Waar Boga persoonsgegevens verwerkt in opdracht van haar zakelijke klanten (bijvoorbeeld gesprekken gevoerd met een assistent op de website van een klant), treedt Boga op als verwerker en is het privacybeleid van de betrokken klant van toepassing; de afspraken daarover worden vastgelegd in een verwerkersovereenkomst. Vragen over dit beleid: info@bogaautomation.be.
2. Welke gegevens wij verwerken
Afhankelijk van uw interactie met ons verwerken wij: identificatie- en contactgegevens (naam, functie, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer) wanneer u ons contacteert of een samenwerking aangaat; de inhoud van uw communicatie met ons (e-mails, gespreksverslagen, chatberichten met onze eigen website-assistent); zakelijke en facturatiegegevens (ondernemingsnummer, adres, betaalgegevens) in het kader van een overeenkomst; en beperkte technische gegevens die inherent zijn aan het gebruik van een website (zoals IP-adres in serverlogs, uitsluitend voor beveiliging en goede werking). Wij verzamelen geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens en verzoeken u dergelijke gegevens niet via de chat of e-mail mee te delen. Bij een bezoek aan deze website verwerken wij daarnaast, zonder cookies en zonder identificator, technische bezoekgegevens (bekeken pagina, tijdstip, bron, land en stad, toestel, browser en browsertaal, leestijd) om het gebruik van de site te begrijpen; zie onze cookiepagina voor de precieze werking. Geeft u daartoe toestemming via de cookiemelding, dan plaatsen wij één eigen cookie met een willekeurige code (boga_vid, 13 maanden) om uw bezoeken en uw gesprekken met onze assistent aan elkaar te koppelen en, als u zelf contactgegevens achterlaat, samen met uw aanvraag te bekijken. Rechtsgrond daarvoor is uw toestemming, die u op elk moment intrekt via het knopje aan de linkerrand van de site.
Daarnaast verwerken wij zakelijke contactgegevens die wij aantreffen op de publiek toegankelijke website van een onderneming: bedrijfsnaam, adres, een algemeen e-mailadres, telefoonnummer, sector en de diensten die de onderneming zelf vermeldt. Wij verzamelen uitsluitend wat de onderneming zelf publiceert. Wij leiden geen e-mailadressen af en stellen ze niet samen, en wij benaderen geen particulieren.
3. Doeleinden en rechtsgronden
Wij verwerken persoonsgegevens: (a) om uw vragen te beantwoorden en offertes op te maken — noodzakelijk voor precontractuele stappen op uw verzoek; (b) om overeenkomsten uit te voeren, te factureren en support te leveren — noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst; (c) om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder boekhoudkundige en fiscale bewaarplichten; (d) voor de beveiliging, verbetering en kwaliteitsbewaking van onze diensten en website — op grond van ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en performante dienstverlening; (e) voor service- en relatiecommunicatie zoals hierna omschreven; en (f) om ondernemingen waarmee nog geen relatie bestaat eenmalig te benaderen over onze dienstverlening, wanneer die dienstverlening aansluit bij hun activiteit — op grond van ons gerechtvaardigd belang bij het werven van zakelijke klanten. Wij wegen dat belang af tegen uw belangen: het gaat om zakelijke contactgegevens, om een beperkt aantal berichten, en elk bericht vermeldt waar wij uw gegevens vonden en hoe u zich afmeldt. Meldt u zich af of maakt u bezwaar, dan noteren wij dat en ontvangt u geen berichten meer. Wij verkopen nooit persoonsgegevens en gebruiken ze niet voor reclame van derden.
4. De assistent op deze website
Wanneer u met onze digitale assistent chat, wordt de inhoud van het gesprek verwerkt om uw vraag te beantwoorden en om de kwaliteit van onze dienstverlening te bewaken en te verbeteren. Laat u in het gesprek een e-mailadres of telefoonnummer achter, dan bezorgt de assistent een samenvatting van het gesprek met die contactgegevens aan ons team, zodat wij u kunnen contacteren. Dezelfde werkwijze bouwen wij voor onze klanten: daar gaat de samenvatting naar hun eigen team of naar een systeem dat zij kiezen. Vermeld in de chat geen gevoelige of vertrouwelijke gegevens; voor concrete dossiers verwijzen wij steeds naar persoonlijk contact. Chatgesprekken worden maximaal 12 maanden bewaard en daarna geanonimiseerd of verwijderd.
5. Het aanvraagformulier
Via het formulier op onze contactpagina ontvangen wij uw naam, e-mailadres en bericht, en optioneel uw bedrijfsnaam en telefoonnummer, samen met het onderwerp dat u koos. Wij gebruiken die gegevens uitsluitend om uw vraag te beantwoorden of een demo in te plannen. De rechtsgrond is de uitvoering van maatregelen die op uw verzoek voorafgaan aan een overeenkomst, en voor het overige ons gerechtvaardigd belang om op een zakelijke vraag te antwoorden. De verzending verloopt over onze eigen infrastructuur bij Cloudflare en wordt afgeleverd door Resend, dat daarbij als verwerker optreedt en de gegevens in de Europese Unie verwerkt. Wij bewaren geen kopie van uw bericht op de website zelf: het komt rechtstreeks in onze mailbox terecht en wordt daar bewaard zolang dat voor de opvolging van uw vraag nodig is. Het verborgen controleveld in het formulier dient enkel om geautomatiseerde verzendingen tegen te houden en verwerkt geen persoonsgegevens.
6. Ontvangers en technologiepartners
Uw gegevens worden binnen Boga enkel geraadpleegd door wie ze voor de hierboven vermelde doeleinden nodig heeft. Voor de technische werking van onze diensten doen wij beroep op zorgvuldig geselecteerde, gespecialiseerde technologiepartners (zoals infrastructuur- en communicatiediensten), steeds binnen een verwerkersrelatie conform de GDPR en met passende waarborgen. Met zakelijke klanten sluiten wij een verwerkersovereenkomst die de afspraken hierover vastlegt, met inbegrip van een algemene machtiging voor subverwerkers en een informatieprocedure bij wijzigingen. Daarnaast kunnen gegevens worden meegedeeld aan professionele adviseurs (boekhouder, jurist, verzekeraar) en aan overheden waar de wet dit vereist.
7. Doorgifte buiten de EER
Waar technologiepartners gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, gebeurt dit uitsluitend met passende waarborgen zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of de standaardcontractbepalingen (SCC's), aangevuld met bijkomende maatregelen waar nodig.
8. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig: chatgesprekken op deze website maximaal 12 maanden; contactgegevens van prospects tot 24 maanden na het laatste betekenisvolle contact; klant- en contractgegevens gedurende de samenwerking en aansluitend zolang wettelijke bewaarplichten dit vereisen (boekhoudkundige stukken: 7 jaar); serverlogs beperkt in de tijd voor beveiligingsdoeleinden; contactgegevens van ondernemingen die wij benaderden zonder reactie: 12 maanden na het bericht. Meldt u zich af of maakt u bezwaar, dan bewaren wij uw e-mailadres langer op een uitsluitingslijst, uitsluitend om te kunnen blijven verhinderen dat u opnieuw wordt benaderd. Dat is de enige verwerking waarvoor wij die gegevens dan nog gebruiken. Na afloop worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd.
9. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang, waaronder versleutelde verbindingen (HTTPS), toegangsbeheer met meervoudige verificatie, het minimaliseren van verzamelde gegevens en zorgvuldige selectie van technologiepartners. Geen enkel systeem biedt absolute veiligheid; bij een datalek dat een risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden volgen wij de wettelijke meldingsprocedures.
10. Service- en relatiecommunicatie
Als klant, zakelijk contact of aangeschreven onderneming houden wij u met occasionele service-updates op de hoogte van nieuwe mogelijkheden en verbeteringen binnen onze dienstverlening. Deze berichten zijn beperkt in frequentie en steeds relevant voor uw (mogelijke) samenwerking met ons; afmelden kan op elk moment via de afmeldlink of met één bericht aan info@bogaautomation.be, zonder enig gevolg voor onze dienstverlening.
11. Uw rechten
U beschikt over de rechten die de GDPR u toekent: inzage in uw gegevens, verbetering van onjuiste gegevens, verwijdering waar de wet dit toelaat, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van door u verstrekte gegevens, en bezwaar tegen verwerkingen op grond van gerechtvaardigd belang of voor directe marketing. U oefent deze rechten uit met één bericht aan info@bogaautomation.be; wij antwoorden binnen de wettelijke termijn van één maand en kunnen bij twijfel een identiteitscontrole vragen. U kunt daarnaast steeds klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (gegevensbeschermingsautoriteit.be).
12. Wijzigingen aan dit beleid
Wij kunnen dit beleid aanpassen aan gewijzigde diensten, technologie of regelgeving. De meest recente versie staat steeds op deze pagina, met vermelding van de datum van laatste bijwerking. Bij ingrijpende wijzigingen die u rechtstreeks raken, informeren wij klanten en actieve contacten.
Laatst bijgewerkt: augustus 2026. Vragen over dit document? Mail info@bogaautomation.be.