Dit is algemene uitleg, geen juridisch advies. Wat voor uw kantoor of gebouw precies geldt, beoordeelt uw jurist. Bij gevaar belt een bewoner eerst 112.
Wat de wet bij de syndicus laat
De algemene vergadering benoemt de syndicus, en de wet beschrijft zijn taken en verantwoordelijkheid in artikel 3.89 van het Burgerlijk Wetboek: de besluiten van de algemene vergadering uitvoeren, de vereniging van mede-eigenaars vertegenwoordigen, de vergadering bijeenroepen, de rekeningen voeren en een begroting voorleggen. Het volledige overzicht staat op de pagina over de taken van de syndicus.
Clabots Advocaten komt op Jubel tot dezelfde richting: "Juridisch gezien kan er in België nooit sprake zijn van een autonome ‘AI-syndicus’." AI kan volgens de auteur ondersteunen met voorbereidend en administratief werk, maar de menselijke syndicus blijft verantwoordelijk voor de beslissingen, de handtekening, de aanwezigheid op de algemene vergadering en de aansprakelijkheid. Lees haar artikel op Jubel.
Wat een digitale assistent wél doet
Een digitale assistent staat op de website van het kantoor en beantwoordt de vragen die elke dag terugkomen, uit de eigen documenten van dat kantoor. Hij beslist niets en tekent niets. Hij neemt het werk over dat een beheerder nu aan de telefoon doet.
De assistent doet
- Vragen beantwoorden over de datum van de algemene vergadering, de afrekening en het reglement, uit de documenten van het kantoor.
- Schademeldingen noteren met gebouw, omschrijving, naam en nummer, en ze bij de juiste beheerder in de mailbox brengen.
- Bij gevaar verwijzen naar 112 en naar het noodnummer dat het kantoor opgeeft.
- Eerlijk zeggen dat hij iets niet weet, en de vraag doorgeven.
De syndicus beslist
- Wie aansprakelijk is voor een schade, en welke polis tussenkomt.
- Welke werken worden uitgevoerd en wat ze kosten, samen met de algemene vergadering.
- Alles wat een geschil, een juridisch standpunt of een handtekening vraagt.
Hoe een melding er concreet uitziet, leest u op schade melden aan de syndicus.
Waarom dit verschil telt voor uw kantoor
Een assistent die iets zegt wat het kantoor nooit gezegd zou hebben, is een risico. Een assistent die alleen uit uw documenten put, en bij twijfel doorgeeft, is dat niet. Mede-eigenaars moeten bovendien weten dat ze met een AI praten: de assistent van Boga meldt zich in het eerste bericht als AI-assistent. Hoe de AI-verordening en de GDPR hier spelen, leest u op AI Act en GDPR.
Voor een kantoor met een tekort aan beheerders is dat precies de winst: minder telefoons over dezelfde vragen, en meldingen die volledig binnenkomen. Meer daarover op tekort aan syndici.
Drie vragen die u aan elke aanbieder stelt
- Waaruit put de assistent? Alleen uit uw eigen documenten en website, niet uit het internet. Bij Boga schrijven wij de kennisbank op basis van uw site en uw documenten, en u keurt hem goed.
- Wat zegt hij nooit? Geen uitspraken over aansprakelijkheid, geen bedragen die niet in uw documenten staan, geen juridisch advies. Bij Boga staat dat in de instructies van elke assistent.
- Wie leest mee, en hoe snel is een fout hersteld? Bij Boga lezen wij wekelijks de gesprekken na, sturen wij maandelijks een rapport en verwerken wij een wijziging binnen één werkdag.
De prijs en wat erbij hoort staan op de prijzenpagina: een vaste maandprijs zonder opstartkost.