Dit is algemene uitleg bij de wet, geen juridisch advies. Voor uw gebouw gelden daarnaast de statuten en het reglement van interne orde. Twijfelt u over een beslissing, raadpleeg dan uw syndicus, notaris of advocaat, en let op de termijn van vier maanden.
Wanneer de vergadering samenkomt en wie oproept
Elke vereniging van mede-eigenaars houdt jaarlijks een gewone algemene vergadering. Die vindt plaats binnen de periode van vijftien dagen die het reglement van interne orde vastlegt (art. 3.87 BW). De syndicus roept de vergadering bijeen. Daarnaast kan hij op elk moment een bijzondere vergadering samenroepen wanneer er dringend beslist moet worden in het belang van de mede-eigendom.
Ook mede-eigenaars hebben dat initiatiefrecht. Wie samen minstens een vijfde van de aandelen in de gemeenschappelijke delen bezit, kan de syndicus bij aangetekende zending om een vergadering verzoeken. De syndicus moet die dan binnen dertig dagen na ontvangst van het verzoek bijeenroepen.
De oproeping bereikt u, behalve in spoedeisende gevallen, ten minste vijftien dagen voor de datum van de vergadering. Zij gebeurt bij aangetekende zending, tenzij u individueel, uitdrukkelijk en schriftelijk met een ander communicatiemiddel hebt ingestemd. Voorziet de bijeenroeping erin, dan is deelname op afstand mogelijk; dat moet dus uitdrukkelijk in de uitnodiging staan.
Wat in de agenda en de uitnodiging hoort
De uitnodiging vermeldt de plaats, de dag en het uur van de vergadering, samen met de agenda en een opgave van de punten die besproken worden. De syndicus voegt de stukken bij die bij de geagendeerde punten horen, of geeft aan waar en hoe u ze kunt inkijken. Zo kunt u zich voorbereiden en met kennis van zaken stemmen.
De agenda is meer dan een formaliteit: de vergadering beslist geldig over de punten die erop staan. Een voorstel dat niet is aangekondigd, hoort thuis op een volgende vergadering.
U kunt zelf punten laten agenderen. Bezorg uw schriftelijke voorstel aan de syndicus; wordt het ontvangen minstens drie weken voor de eerste dag van de periode waarin de gewone algemene vergadering plaatsvindt, dan neemt de syndicus het op in de agenda. Voorstellen die later toekomen, komen op de agenda van de eerstvolgende vergadering. Als lid mag u zich bovendien laten bijstaan door één persoon, op voorwaarde dat u dat vooraf meldt.
Het aanwezigheidsquorum en een geldige vergadering
De vergadering beraadslaagt pas geldig als bij het begin een aanwezigheidsquorum bereikt is (art. 3.87 BW). Dat is het geval wanneer meer dan de helft van de mede-eigenaars aanwezig of vertegenwoordigd is en zij samen ten minste de helft van de aandelen in de gemeenschappelijke delen bezitten. Er is een tweede mogelijkheid: ook als minder dan de helft van de mede-eigenaars opdaagt, vergadert u geldig zodra de aanwezigen en vertegenwoordigden meer dan drie vierde van de aandelen vertegenwoordigen.
Wordt geen van beide drempels gehaald, dan kan de vergadering niet beslissen. Er komt dan een tweede algemene vergadering, ten minste vijftien dagen na de eerste. Die tweede vergadering beraadslaagt en beslist geldig, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden en ongeacht hun aandelen.
De vergadering wordt voorgezeten door een mede-eigenaar. Voor een syndicuskantoor betekent dit dat de aanwezigheidslijst en de berekening van kop- en aandelenquorum bij aanvang correct moeten worden vastgesteld: zij bepalen of de hele vergadering rechtsgeldig is.
Meerderheden voor gewone en bijzondere beslissingen
De basisregel staat in artikel 3.87 BW: beslissingen worden genomen bij volstrekte meerderheid van de stemmen van de mede-eigenaars die op het ogenblik van de stemming aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Onthoudingen, blanco en ongeldige stemmen tellen niet mee als uitgebrachte stem. Uw stemgewicht komt overeen met uw aandeel in de gemeenschappelijke delen.
Artikel 3.88 BW legt strengere drempels op voor zwaardere beslissingen:
- Twee derde voor wijzigingen aan de statuten die enkel het genot, het gebruik of het beheer van de gemeenschappelijke delen betreffen, voor werken aan de gemeenschappelijke delen en voor het bedrag vanaf wanneer mededinging verplicht is.
- Vier vijfde voor de overige statutenwijzigingen, waaronder de verdeling van de lasten, voor het wijzigen van de bestemming, voor daden van beschikking over gemeenschappelijke onroerende goederen en voor afbraak of volledige heropbouw om redenen van hygiëne of veiligheid.
- Eenparigheid voor een wijziging van de verdeling van de aandelen en voor een volledige afbraak en heropbouw om andere redenen.
Ontbreekt iemand bij een beslissing die eenparigheid vraagt, dan kan een tweede vergadering na minstens dertig dagen beslissen met eenparigheid van de aanwezigen en vertegenwoordigden.
Volmachten en de grenzen daaraan
Kunt u niet aanwezig zijn, dan laat u zich vertegenwoordigen door een lasthebber. De volmacht vermeldt de naam van die lasthebber; zij is dus niet zomaar overdraagbaar aan iemand anders. U kunt de volmacht algemeen maken of hem beperken tot bepaalde agendapunten en stemrichtingen.
Er gelden drie belangrijke grenzen (art. 3.87 BW). Ten eerste mag de syndicus niet als lasthebber optreden op de vergadering die hij zelf organiseert. Ten tweede mag niemand meer dan drie volmachten aanvaarden; wie met zijn eigen stemmen en die van zijn volmachtgevers samen niet boven tien procent van het totale aantal stemmen uitkomt, mag er meer aanvaarden. Ten derde is er de stemreductie: niemand neemt aan de stemming deel, ook niet als lasthebber, voor een groter aantal stemmen dan het totaal van de stemmen waarover de andere aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars beschikken.
Zo kan één grote eigenaar of één verzamelaar van volmachten de vergadering niet in zijn eentje domineren.
Een beslissing aanvechten, en binnen welke termijn
Bent u het niet eens met een beslissing, dan kunt u die laten toetsen. Artikel 3.92 BW bepaalt dat iedere mede-eigenaar de vrederechter kan vragen een onregelmatige, bedrieglijke of onrechtmatige beslissing van de algemene vergadering te vernietigen of te wijzigen. Voorwaarde is dat de beslissing u persoonlijk nadeel berokkent.
Onregelmatig slaat op het niet naleven van vormvereisten uit de wet of de statuten, bijvoorbeeld een punt waarover werd gestemd zonder dat het op de agenda stond. Bedrieglijk wijst op opzettelijke kunstgrepen. Onrechtmatig betreft beslissingen die de gelijkheid tussen mede-eigenaars miskennen.
De termijn is kort: de vordering moet worden ingesteld binnen vier maanden vanaf de datum waarop de algemene vergadering plaatsvond. Het gaat om een vervaltermijn. Daarna staat de beslissing vast. De notulen zijn daarbij uw belangrijkste stuk: de syndicus noteert de behaalde meerderheden en de namen van wie tegenstemde of zich onthield, en neemt ze binnen dertig dagen op in het register.
De vragen die rond een vergadering binnenkomen
Voor een syndicuskantoor zit het werk niet alleen in de zitting zelf. Het zit in de weken ervoor en erna: waar en wanneer vindt ze plaats, hoe geef ik een volmacht, wanneer krijg ik de notulen, wat is er beslist over het dak. Dezelfde vragen, van tientallen bewoners, tegelijk.
Een digitale assistent op de website van uw kantoor beantwoordt die vragen op elk uur, met de gegevens die u per gebouw ingeeft: de periode uit het reglement van interne orde, de regels rond volmachten, waar de notulen te vinden zijn. Wat hij niet weet of niet mag zeggen, geeft hij door aan uw beheerder, met naam en nummer erbij. Hij geeft geen juridisch advies en doet geen uitspraken over een lopende betwisting.
Wij bouwen en beheren de assistent voor u, met een kennisbank per gebouw. Live binnen tien dagen na het intakegesprek, zonder opstartkost, voor € 199 per maand, exclusief btw. Wij werken enkel in Vlaanderen. Alles daarover leest u op AI voor de syndicus en bij de prijzen.