De mailbox is de stilste tijdvreter van uw zaak
Elke ochtend hetzelfde beeld: tientallen ongelezen berichten, en ergens tussen de nieuwsbrieven en leveranciersmails zit die ene offerteaanvraag die niet mag blijven liggen. U scant, opent, sluit weer, markeert als ongelezen — en na een half uur triage is er nog geen enkel antwoord vertrokken.
Het gevolg laat zich raden. Belangrijke berichten verdwijnen onder minder belangrijke, klanten wachten langer dan u zelf zou willen, en het echte antwoordwerk verschuift naar de avond. Niet omdat schrijven moeilijk is, maar omdat sorteren, opzoeken en formuleren samen meer tijd vragen dan een drukke werkdag toelaat.
De e-mailassistent neemt dat voorbereidende werk over. Hij ordent de stroom, vat samen waar het over gaat en legt per bericht een conceptantwoord klaar. U leest, past aan waar nodig en verstuurt — de beslissing blijft bij een mens, het uitzoekwerk niet.
Voorbereid antwoordwerk, met een mens aan de knop
Geen automatische piloot die namens u de deur uitschrijft, maar een assistent die het denkwerk voorbereidt binnen duidelijke afspraken.
- Automatisch gesorteerd: offerteaanvragen, klantvragen, facturen en administratie elk in hun eigen categorie, zodat u meteen ziet wat aandacht vraagt.
- Samenvattingen: van een lange conversatie of bijlage krijgt u de kern in enkele zinnen, vóór u het volledige bericht opent.
- Conceptantwoorden in uw toon: op basis van uw eigen prijzen, beleid en formuleringen — verzameld tijdens een intake van ongeveer een uur.
- Verstuurt nooit zelf: elk antwoord vertrekt pas nadat iemand van uw team het heeft goedgekeurd. Zonder uitzondering.
- Meertalig: Nederlands, Frans, Engels en Duits standaard, in totaal meer dan tien talen — het concept staat klaar in de taal van de afzender.
- Vangrails standaard: concepten steunen uitsluitend op uw kennisbank; bij twijfel wordt het bericht gemarkeerd voor uw team in plaats van gegokt.
- Alles gelogd: elke sortering en elk concept is achteraf te herleiden, zodat u kunt controleren wat de assistent deed.
- GDPR-conform: met verwerkersovereenkomst; uw kennisbank en afspraken blijven uw eigendom, ook bij einde samenwerking.
- Geen wachtwoorden: wij vragen nooit uw wachtwoorden; hoe de koppeling met uw mailbox verloopt, wordt vooraf zwart op wit afgesproken.
- Beheer & maandrapport: hosting, monitoring, kennisupdates en elke maand één rapport van één pagina.
Van intake tot dagelijkse routine, in vier stappen
De assistent verzint niets bij: hij werkt uitsluitend met de sorteerlogica en de antwoorden die u zelf hebt gevalideerd. Dat is het hele veiligheidsmodel.
Berichten waar de assistent niet zeker van is, worden niet beantwoord maar gemarkeerd. Die gemarkeerde gevallen bespreken we in het maandrapport: zo groeit de kennisbank precies daar waar uw mailbox erom vraagt, en blijft de kwaliteit van de concepten toenemen.
Zo kan het eruitzien in uw sector
Ter illustratie — hypothetische situaties, geen klantcases. Op de sectorpagina vindt u meer branches met voorbeeldvragen.
Een installatiebedrijf zou de assistent laten sorteren op interventieaanvragen, offertevragen en leveranciersmails. Bij een melding over een defecte verwarmingsketel staat 's ochtends een conceptantwoord klaar met de vraag naar merk, bouwjaar en beschikbaarheid — de zaakvoerder leest het na tussen twee werven door, past één zin aan en verstuurt. Dringende meldingen staan bovenaan in plaats van tussen de reclame.
Onze ketel valt uit, kunnen jullie deze week langskomen?Wat kost een onderhoud van een condensatieketel?Kunnen jullie een offerte maken voor een warmtepomp?
Een boekhoudkantoor zou vooral winnen bij de samenvattingen: lange klantmails met bijlagen worden teruggebracht tot de kernvraag, en terugkerende vragen over deadlines of aan te leveren documenten krijgen een concept op basis van de vaste kantoorantwoorden. Dossiergebonden advies blijft uiteraard bij de dossierbeheerder — de assistent markeert zulke berichten en beantwoordt ze niet zelf.
Welke documenten moet ik aanleveren voor mijn kwartaalaangifte?Tegen wanneer moet mijn btw-aangifte binnen zijn?Kan ik een afspraak plannen voor mijn jaarafsluiting?
Een webshop zou de terugkerende stroom rond bestellingen, retours en leveringen laten voorsorteren. Voor de vraag "waar blijft mijn pakket" staat een concept klaar met de gevraagde bestelgegevens erbij, in de taal van de klant — Frans en Engels inbegrepen. Klachten die gevoelig liggen, worden gemarkeerd voor een medewerker in plaats van automatisch voorbereid.
Waar blijft mijn bestelling van vorige week?Hoe stuur ik een artikel terug?Is dit artikel binnenkort opnieuw op voorraad?
Prijs na kennismaking, vast in uw voorstel
De prijs hangt af van uw mailvolume en de gewenste koppelingen; het exacte cijfer staat in uw voorstel, dat u binnen 24 uur na de gratis kennismaking ontvangt — met vaste prijs en duidelijke scope. De e-mailassistent is een automatisatie binnen All-in: € 349 per maand, zonder opstartkost. Alle bedragen exclusief btw.
Vaak de volgende stap
- leadopvolging automatiseren — elke aanvraag binnen vijf minuten een reactie
- offertes automatisch laten opmaken — van formulier naar offerte in uw huisstijl
- reviewbeheer uitbesteden — elke review een verzorgd antwoord in uw toon